Le télésecrétariat compte parmi les nouveaux métiers apparus avec l’ère du digital. En effet, de plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser une partie ou l’intégralité de leur service de secrétariat pour diverses raisons, notamment pour un gain de temps, d’espace… Afin de comprendre l’engouement des sociétés pour cette prestation en plein essor, ce billet propose de découvrir en quoi consiste le télésecrétariat et quels sont les principaux avantages pour une entreprise d’y recourir ?
Comprendre ce qu’est le télésecrétariat et ses modes de fonctionnement
Le télésecrétariat consiste à la réalisation des tâches de secrétariat classique, mais à distance. Ainsi, le télésecrétaire dispose des mêmes compétences et qualifications qu’un secrétaire classique. Il peut donc se charger des diverses tâches administratives comme la rédaction de courriers ou de comptes rendus, la réalisation du planning au sein de l’entreprise, la gestion des appels téléphoniques, etc.
Un télésecrétaire est généralement un professionnel de la permanence téléphonique qui travaille à domicile, selon des horaires définis préalablement avec sa clientèle. Les centres d’appels sont également en mesure de prendre en main une partie des missions du service de télésecrétariat, notamment l’accueil et la gestion des appels entrants. Les entreprises concernées par un flux d’appels entrants conséquent recourent souvent aux centres d’appels pour externaliser leur télésecrétariat.
Les principaux avantages pour une entreprise de recourir au télésecrétariat
Le télésecrétariat connaît un succès de plus en plus grandissant auprès de diverses entreprises, mais également auprès des professions libérales. Parmi les principaux avantages qui incitent les sociétés à recourir au secrétariat à distance, on peut citer :
La flexibilité de la prestation
L’un des avantages les plus notables du télésecrétariat est la flexibilité de la prestation. En effet, si l’entreprise peut ne pas avoir une charge de travail qui requiert l’embauche d’une secrétaire classique, même à mi-temps. Or, un télésecrétaire peut intervenir pour des missions ponctuelles ou régulières, selon les besoins de l’entreprise.
Par ailleurs, si besoin, les centres d’appels proposant une prestation de télésecrétariat sont en mesure de fournir un service de permanence téléphonique à l’entreprise cliente. Ainsi, l’accueil téléphonique de la société cliente sera disponible en toute heure, tous les jours de la semaine.
Un réel avantage financier
Recourir aux services d’une secrétaire indépendante offre à l’employeur un réel avantage financier. Effectivement, le prix des prestations d’un télésecrétaire est relativement moins cher que le coût d’un intérimaire ou de l’embauche d’un salarié.
L’employeur n’aura pas à payer des charges salariales, à financer des formations, à gérer les congés payés, etc. De plus, la société gagne en investissement matériel, comme l’ordinateur, le poste téléphonique, l’imprimante… elle aura moins de frais de fonctionnement.
Un service de qualité
Comme déjà indiqué plus haut, le télésecrétaire possède les mêmes compétences qu’une secrétaire classique. Il est donc en mesure de fournir un service de qualité pour la réalisation de ses diverses tâches, telle que la permanence téléphonique, par exemple. Il faut savoir que les clients apprécient d’être que leur appel soit traité rapidement et de manière personnelle.
En comparaison avec les centres d’appels, le secrétariat indépendant offre un service d’une meilleure qualité, car le télésecrétaire prend le temps de bien écouter et de bien renseigner son interlocuteur. Si chez les téléopérateurs en centres d’appels il y a des objectifs quantitatifs à atteindre, le télésecrétaire mise davantage sur la qualité pour chaque appel.
L’absence d’engagement dans la durée
Sauf cas spécifique, faire appel à un service de télésecrétariat ne demande pas d’engagement dans la durée. La signature d’une convention entre les deux parties a uniquement pour but d’avoir une trace écrite des missions confiées et du prix des prestations. Ainsi, l’entreprise comme le télésecrétaire peuvent arrêter rapidement le « partenariat ».
