Les meilleurs services de saisie de données sont ceux qui appliquent stratégiquement l’opérateur de saisie, les processus et la technologie. Ces services de saisie de données ne tiennent pas l’automatisation pour acquise ni ne lésinent lorsqu’il s’agit d’embaucher des employés possédant les compétences et l’expérience nécessaires pour fournir un travail de qualité.
Voici les qualités à évaluer dans un service de saisie de données :
Choisir des personnes expérimentées
Les meilleurs services de saisie de données sont exploités par des personnes motivées par le désir d’en savoir plus sur votre organisation, votre projet et la manière dont les données qu’elles saisissent seront utilisées. C’est pourquoi vous devez rechercher des partenaires qui comprennent vos exigences uniques et sont prêts à s’adapter à vos besoins sur la base d’un retour d’information et d’une surveillance continus.
Ceci est particulièrement important pour les organisations ayant des exigences spécialisées, telles que celles des secteurs de la santé ou juridique. L’opérateur de saisie qui travaille pour les services de saisie de données pour ces industries doit être capable de comprendre et de se conformer aux exigences réglementaires, telles que celles qui protègent les informations personnellement identifiables (PII).
Le processus du travail
Les processus déterminent comment un service est fourni. Celles-ci régissent les différents workflows impliqués dans un projet donné. Par définition, les processus sont reproductibles, produisant des résultats cohérents pour assurer un débit fiable et de haute qualité. Cela étant dit, vous devriez rechercher des fournisseurs de services qui possèdent une certification de qualité et sont prêts à adapter leurs processus pour mieux répondre à vos objectifs, tels que les délais et les niveaux de qualité.
L’opérateur de saisie doit être préparé pour en savoir plus sur vos objectifs et vous aider à identifier les étapes clé nécessaires pour les atteindre. Il doit y avoir un consensus établi pour le contrôle de la qualité et le rendement sur toutes les tâches liées au projet, ce qui signifie également qu’il doit y avoir des instructions claires et des moyens de communiquer et de collaborer. Les processus doivent également tenir compte de la manière dont le travail est examiné et dont le succès est mesuré.
La technologie
La technologie comprend les outils qu’un service de saisie de données utilise pour aider les gens à effectuer leur travail efficacement et à rationaliser les processus pour un suivi et un audit plus faciles. Ceux-ci peuvent inclure des outils de saisie de données de base, tels que des feuilles de calcul, ou des outils plus avancés.
Les meilleurs services de saisie de données pourront utiliser votre technologie et en recommander d’autres pour votre cas d’utilisation. Ils devraient également fournir une technologie pour faciliter la communication directe avec un chef de projet ou un chef d’opérateur de saisie pour l’équipe de saisie des données. Cette communication est essentielle pour garantir que votre travail de saisie de données est terminé avec précision, que des modifications peuvent être apportées à votre processus si nécessaire et que vous pouvez tirer parti des commentaires utiles des travailleurs sur les tâches impliquées dans votre travail.
Lorsque vous choisissez un service de saisie de données, méfiez-vous de ceux qui mettent trop l’accent sur le rôle de l’automatisation. D’un autre côté, vous voudrez également éviter de travailler avec des fournisseurs qui utilisent une technologie obsolète, ce qui peut étouffer l’efficacité, augmenter les délais de livraison ou exposer vos données à des risques de sécurité inutiles.
